STUDI KASUS PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PADA KOPERASI WARUNG JK

-->

A.    Latar Belakang

Industri ritel merupakan industri yang strategis dalam kontribusinya terhadap perekonomian Indonesia. Dalam konteks global, potensi pasar ritel Indonesia tergolong cukup besar. Industri ritel dapat dikategorikan menjadi industri yang merupakan hajat hidup orang banyak karena sekitar 10% dari total penduduk Indonesia menggantungkan hidupnya dengan berdagang. Dengan karakteristik industri ritel yang tidak membutuhkan keahlian khusus serta pendidikan tinggi untuk menekuninya, maka banyak rakyat Indonesia terutama yang tergolong dalam kategori UKM masuk dalam industri ritel ini.

System informasi pada suatu perusahaan memegang peranan yang sangat penting, terutama sebagai dasar pengambilan keputusan perusahaan. Menigkatnya penggunaan teknologi informasi telah membawa setiap orang dapat melaksanakan berbagai aktivitas dengan akurat, berkualitas, dan tepat waktu. Perkembangan teknologi system informasi yang berkembang semakin cepat mempengaruhi kegiatan usaha manusia dalam bidang bisnis. Akan tetapi jika penggunaan teknologi system informasi tidak komperhensif dengan organisasi bisnis, maka akan berakhir dengan kegagalan.

Oleh karena itu diperlukan strategi yang baik untuk menghindari kegagalan dari implementasi system informasi. Perencanaan strategis system informasi adalah proses penyelarasan antara strategi system informasi dengan strategi organisasi bisnis. (Biyati Ahwarumi, 3)

Perencanaan strategis system informasi adalah sebuah proses yang dilakukan secara terus menerus (Rumapea 2007). Perencanaan strategi diperlukan oleh seluruh organisasi, termasuk organisasi bisnis yaitu koperasi, dalam hal ini khusus pada Koperasi Warung JK yang bergerak dalam bidang usaha ritel. Karena persaingan dalam industri ritel saat ini sangat ketat, maka Koperasi Warung JK perlu memiliki perencanaan strategis yang baik, dimana dalam perencanaan strategis tersebut terdapat perencanaan strategis system informasi agar dalam perjalanannya nanti, Kopersi Warung JK dapat berkompetisi dengan perusahaan sejenis, baik itu perusahaan ritel nasional maupun asing.

Oleh karena itu, makalah ini ingin menghasilkan sebuah dokumen tentang informasi apa yang harus dilakukan terhadap system informasi Koperasi Warung JK dalam rangka menghadapi persaingan dengan perusahaan lain yang sejenis.

B.     Identifikasi Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang di atas, maka yang menjadi permasalahan dalam makalah ini ialah sebagai berikut:

1.      Apa yang membuat Koperasi Warung Jembatan Kesejahteraan sulit berkompetisi dengan perusahaan ritel berpengalaman di Indonesia

2.      Bagaimana konsep perencanaan strategis system informasi Koperasi Warung JK dalam rangka menghadapi persaingan dengan perusahaan lain yang sejenis

C.    Analisis Masalah

Berdasarkan hasil analisis pada kasus Koperasi Warung Jembatan Kesejahteraan, yakni apa yang membuat koperasi tersebut sulit berkompetisi dengan perusahaan ritel berpengalaman di Indonesia, baik itu perusahaan nasional maupun perusahaan asing ialah karena Koperasi Warung Jembatan Keselamatan belum terlalu berpengalaman, dalam artian bahwa koperasi ini belum lama dibentuk, sehingga koperasi ini belum memiliki perencanaan strategis yang baik dalam hal menjalankan koperasi. Hal itu membuat koperasi ini memerlukan perencanaan strategis yang baik agar dapat bersaing dengan perusahaan sejenis yang telah berpengalaman. Di samping itu, koperasi ini juga masih baru dalam bidang ritel sehingga perlu strategi manajemen yang baik, baik itu dalam bidang sumber daya manusia, keuangan, operasional, dan pemasaran, agar ke depannya koperasi ini dapat bersaing dengan perusahaan ritel lain.

Selain hal yang telah dicantumkan di atas, hal lain yang membuat Koperasi Warung Jembatan Kesejahteraan kurang berkompetitif ialah karena penerapan system informasi yang tidak efektif terhadap peningkatan kinerja dan kesuksesan koperasi maupun peningkatan daya saing koperasi dalam industry ritel. Hal tersebut terjadi akibat penerapan system informasi dan teknologi informasi yang hanya berfokus pada teknologinya saja.

D.    Alternatif Pemecahan Masalah

Berdasarkan masalah yang terjadi di dalam Koperasi Warung Jembatan Kesejahteraan, maka dapat ditarik beberapa alternatif dalam rangka memecahkan masalah yang timbul. Alternatif pemecahan masalah yang dapat dilakukan antara lain ialah membuat suatu perencanaan strategis yang baik dalam pengelolaan manajemen koperasi tersebut, baik itu dalam bidang sumber daya manusia, keuangan, operasional, dan pemasaran, agar ke depannya koperasi ini dapat bersaing dengan perusahaan ritel lain.

Selain itu, rancangan penerapan system informasi dan teknologi informasi pada Koperasi Warung Jembatan Kesejahteraan ialah dengan memperbaiki penerapannya dalam koperasi tersebut agar dapat efektif untuk peningkatan kinerja dan kesuksesan koperasi maupun peningkatan daya saing koperasi dalam industry ritel, dimana awalnya hanya berfokus pada teknologinya saja. Oleh karena itu, cara efektif untuk mendapatkan manfaat strategis dari penerapan system informasi dan teknologi informasi adalah dengan berkonsentrasi pada kaji ulang bisnis melalui analisis masalah bisnis saat ini dan perubahan lingkungannya serta mempertimbangkan teknologi informasi sebagai bagian solusi (Earl, 1992). Kurang bermanfaatnya system informasi dan teknologi informasi bagi koperasi disebabkan karena perencanaan strategis system informasi dan teknologi informasi yang lebih fokus ke teknologi, bukan berdasarkan kebutuhan bisnis.

Namun terkadang didalam penerapan system informasi dan teknologi informasi sudah diimplementasikan secara baik, namun dari sisi lain seperti halnya keamanan, sumber daya manusia, transparansi, dan lain-lain bersifat sebaliknya yang menyebabkan tidak produktifnya system informasi dan teknologi informasi yang telah diterapkan. Oleh karena itu, penerapan system informasi dan teknologi informasi harus dibarengi dengan hal-hal lain yang dapat mempengaruhi produktivitas system informasi dan teknologi informasi yang telah diterapkan.

Beberapa teknik/metode analisis yang dapat digunakan dalam perencanaan strategis system informasi dan teknologi informasi, mencakup analisis SWOT, analisis Five Forces Competitive, analisis Value Chain, metode Critical Succes Factors, metode Balanced Scorecard, dan McFarlan’s Strategic Grid.

E.     Kesimpulan dan Saran

Kesimpulan yang dapat ditarik dari berbagai penjelasan di atas mengenai Koperasi Warung Jembatan Kesejahteraan ialah bahwa dibutuhkan perencanaan strategis yang baik dalam pengelolaan manajemen koperasi tersebut, baik itu dalam bidang sumber daya manusia, keuangan, operasional, dan pemasaran, agar ke depannya koperasi ini dapat bersaing dengan perusahaan ritel lain. Selain itu, bila kita mengharapkan agar penerapan teknologi informasi optimal, dibutuhkan suatu strategi system informasi dan teknologi informasi yang selaras dengan strategi bisnis koperasi. Hal ini diperlukan agar investasi yang dikeluarkan untuk teknologi informasi sesuai dengan kebutuhan dan memberi manfaat yang diukur dari pencapaian tujuan dan sasaran koperasi, serta peningkatan kinerja dan kesuksesan koperasi maupun peningkatan daya saing koperasi dalam industry ritel. Dimana proses identifikasi kebutuhan informasi perencanaan strategis sistem informasi dimulai terlebih dahulu dari lingkungan koperasi yang memuat visi, misi, dan tujuan koperasi, dilanjutkan kepada identifikasi terhadap lingkungan internal dan eksternal koperasi.

Saran yang dapat diberikan kepada Koperasi Warung Jembatan Kesejahteraan dan koperasi-koperasi lain yang belum lama didirikan ialah agar membuat suatu perencanaan  strategis yang baik, yang di dalamnya terdapat perencanaan strategis system informasi dan teknologi informasi yang dibutuhkan koperasi agar ke depannya koperasi dapat melakukan kegiatan perkoperasiannya dengan baik pula, serta dapat bersaing dengan perusahaan-perusahaan sejenis.

Daftar Pustaka

Wedhasmara, Ari. Langkah-langkah perencanaan strategis sistem informasi dengan menggunakan metode ward and peppard.